Weten met wie je wanneer aan tafel moet zitten

Verbinden van de juiste partijen op het juiste moment is dan ook essentieel. 

Gastauteurs Arnoud de Beer, Rein Boshuisen en Rogier Pennings, consultants bij Stevin Technology Consultants 

Om binnen één jaar na gunning klaar te kunnen zijn voor de nieuwe dienstregeling is het realiseren van de laadinfrastructuur voor elektrische bussen cruciaal. Concessiehouders zijn afhankelijk van de tijdige beschikbaarheid van een aansluiting met hoge capaciteit op het elektriciteitsnet op diverse plekken in het vervoergebied. Het gaat dan om aansluitingen voor laaddepots en snellaadpunten. 

Juist deze aansluitingen op het elektriciteitsnet en de ruimtelijke inpassing van de nieuwe laadinfrastructuur zorgen in veel gevallen voor vertraging. De hoge complexiteit speelt hierin een rol en het grote aantal nieuwe (en dus onbekende) partijen voor de concessiehouder. 

Voor ons als projectmanagers is het essentieel om de juiste stakeholders te betrekken, zo weten we wat er speelt en kunnen we tijdig risico’s verkleinen. Hiervoor moeten we de partijen kennen, dezelfde taal spreken en weten waar ze ‘s nachts wakker van liggen. Als projectmanagers begrijpen wij wat de onderliggende technische uitdagingen zijn en kunnen we meedenken in eventueel tijdelijke oplossingen. Daarmee is het mogelijk een noodzakelijke integrale aanpak toe te passen en de juiste partijen op het juiste moment bij elkaar te brengen. 

Projectmanagement en communicatie 

Uiteraard helpt technisch projectmanagement bij een tijdige oplevering van een project door te sturen op resultaat en planning. Het is noodzakelijk om een duidelijk beeld te hebben en een duidelijke eigen visie neer te zetten. Hierdoor kunnen we de consequenties overzien van het niet halen van milestones en hierop acteren. 

Net zo belangrijk is effectieve communicatie door stakeholders uit verschillende kennisgebieden, met verschillende belangen, bij elkaar te brengen. Iedere partij brengt eigen ervaring, belangen en ideeën mee. Hier zit de uitdaging in het benutten van wederzijdse kennis en het opbrengen van begrip voor elkaars standpunten. 

Essentieel is te weten welke gesprekken nodig zijn om het einddoel te bereiken, waarmee risico’s tijdig worden benoemd. Zo nemen we de verschillende stakeholders op tijd mee en ontstaat een omgeving waarin technisch projectmanagement bijdraagt aan tijdige besluitvorming door effectieve communicatie. 

Ken je stakeholders 

Om de juiste gesprekken op het juiste moment te voeren en verschillende invalshoeken te kunnen combineren, besteden we veel aandacht aan onze stakeholders. Hiervoor moeten we weten wie onze stakeholders zijn, wat hun belangen zijn, de uitdagingen kennen en dezelfde taal spreken. Zo worden we niet verrast door nieuwe inzichten of reeds lopende initiatieven. 

Hoe zorgen we bijvoorbeeld voor een tijdige aansluiting bij een netbeheerder met beperkte ruimte onder de grond, of voor een aansluiting op een bestaande ring, of een nieuwe aansluiting? We moeten bijvoorbeeld zorgen voor de vergunningen en rekening houden met de doorlooptijd. Hoe zorgen we ervoor dat een toch al druk stationsgebied ruimte maakt voor laadinfrastructuur, de juiste aansluiting op de juiste plaats komt, en past bij de vraag van de vervoerder? 

Door op deze manier met diverse partijen in gesprek te zijn, zorgen we ervoor dat de voordelen van een stille elektrische bus al ruimschoots bekend zijn voordat hij rijdt. Ook zijn we in staat om naar innovatieve oplossingen te zoeken, of het nu gaat om een  trolleybus of een lastig te realiseren nieuwe aansluiting. Kortom, een kwestie van weten met wie je wanneer aan tafel moet zitten. 

Ronkende motor  

“Ik zit in de elektrische bus op weg naar het station. Toch heb ik het gevoel dat ik iets mis. Jas aan, tas bij me, OV-chipkaart op zak. Wat mis ik toch? Nu weet ik het: de bus is zo ontzettend stil, ik mis het geluid van een ronkende dieselmotor. Wat een heerlijke gewaarwording. Anderhalf jaar duurde deze uitrol, vijf maanden langer dan gepland. Waar in het begin het voornaamste gespreksonderwerp de accucapaciteit en inpassing van laadpalen betrof, ging het later om de schande van de vertraging. Nu hoor ik enkel positieve geluiden. Wat een rust, geen last van stank als je naast of achter een bus fietst. De bussen zijn een stuk vriendelijker geworden.” 

Los van de draad 

“Ik zit rustig te werken in Arnhem. Ik heb uitzicht op de weg waar af en toe een trolleybus voorbij rijdt. Als ik nadenk staar ik altijd naar buiten, zo ook deze keer. Er rijdt een trolleybus voorbij en…. hij is niet gekoppeld aan de bovenleiding. Wat een slim idee: gebruikmaken van de bestaande infrastructuur en die combineren met nieuwe techniek (een accu) waardoor je een trolleybus hebt die ook stukken zonder bovenleiding kan rijden en oplaadt onder de draad.”