Overvraag ik?

Om mijn kennis over aanbesteden en contracteren te vergroten toog ik naar een cursus bij CROW. Een interessante dag samen met inkopers en beleidsmedewerkers van verschillende aanbestedende diensten. Het goed aanbesteden is specialistische materie die met veel keuzes gepaard gaat. In dit hele proces mag je ook certificaten vragen. Voor een directeur van een kwaliteitskeurmerk in het groen is dit een belangrijk onderwerp, waarover ik regelmatig spreek met opdrachtgevers en aannemers. Dan is het goed om te weten wat de regels zijn.  

Als het over certificeren gaat, wijzen de aannemers vaak naar hun ‘duurste’ wand in het bedrijf met een hele serie certificaten. Zonder deze bewijzen doe je niet meer mee. Opdrachtgevers zijn op zoek naar de passende aannemer bij hun opdracht. Certificaten zijn hierbij een selectie- en gunningscriterium. Maar hoe ga je daar nu mee om? Wanneer vraag ik welk certificaat vragen of welke eis mag ik stellen? Hier kun je uitgebreide discussies over voeren, maar als je dan iets vraagt bij je opdracht, kom dan de afspraken ook na. Ik lees nogal eens dat certificaat x binnen zoveel tijd alsnog ingeleverd mag worden. Maar als dat dan niet gebeurt? Gaat de opdracht dan alsnog naar een ander, terwijl de opdracht al in uitvoering is? Meestal niet, er staat vaak ook geen boete op. 

“Verdiep u in wat een certificaat inhoudt en overvraag niet. Dat scheelt uzelf in het moeten beoordelen van dikke pakketten en het maken van fouten in de beoordeling.” 

Of dat bijvoorbeeld Groenkeur wordt gevraagd of vergelijkbaar. Maar hoe vergelijkt u dit als opdrachtgever dit dan? Waar let u dan op? Wij krijgen hierover heel weinig vragen van inkopers. Ik ben benieuwd hoe deze toets wordt uitgevoerd om toch te weten dat de inschrijver aan de juiste eisen voldoet. Iemand die het certificaat wel heeft, investeert hier veel in. Heeft zijn zaken goed op orde. Gaat u daar dan ook zo serieus mee om? Controleert u ook wel eens op de aanwezigheid van het certificaat tijdens de opdracht? Is het certificaat nog wel geldig en wat zijn de consequenties als het niet zo is? 

Er wordt ook wel heel veel gevraagd. Als ik wederom Groenkeur als voorbeeld mag gebruiken: In de beoordelingsrichtlijnen staat dat vakbekwame medewerkers de werkzaamheden moeten uitvoeren met bijbehorende diploma’s. Dan lees ik vaak dat die eis ook weer separaat wordt gesteld en aangetoond moet worden. Daarnaast moeten ook referenties opgegeven worden, maar als een bedrijf over een Groenkeur-certificaat beschikt, dan kunnen ze die werkzaamheden ook uitvoeren; anders zijn ze er niet op te controleren. Wij controleren periodiek en onverwachts. Certificaten zijn er om u als aanbestedende dienst te ontzorgen. Het is voor een aannemer ook eenvoudiger om in te kunnen schrijven, omdat een externe partij, de certificatie-instelling, voor u al een toets heeft uitgevoerd. De investering in een certificaat vertegenwoordigt een waarde. Verdiep u daarom in wat een certificaat inhoudt en overvraag niet. Dat scheelt uzelf in het moeten beoordelen van dikke pakketten en het maken van fouten in de beoordeling. Stel dan ook redelijk eisen en handel daarnaar, voorafgaand, maar ook tijdens een opdracht. Dit komt op lange termijn de duurzame kwaliteit van uw project ten goede, dat willen we toch allemaal?